Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Het DRG promoteam komt naar je toe!

Moderator: Moderators

User avatar
A-men
Posts: 195
Joined: Tue Sep 30, 2003 10:35 pm
Location: Vilvoorde België

Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby A-men » Wed Jul 05, 2017 12:21 pm

Ik overweeg om een grote prijs Atelier Vilvoorde te organiseren en wil met deze wat input verzamelen over hoe ik dat georganiseerd en betaald krijg.

Het doel is om een jaarlijks wederkerend event in het leven te roepen en mijn maker space Atelier Vilvoorde te promoten. Financieel wil ik minstens break-even geraken al zou een beetje winst welkom zijn.

De locatie is Atelier Vilvoorde : Schaarbeeklei 628 - 1800 Vilvoorde België. Ik heb daar beschikking over 2 ruimtes : mijn Atelier Vilvoorde (100 m2) en de event ruimte (25X35=875 m2).

Als datum mik ik op zaterdag 30 september en zondag 1 oktober 2017.

Om het voor het publiek interessant te maken (dat er altijd wat te beleven is) zou ik verschillende competities organiseren in de event ruimte en dan roteren tussen elke competitie. Ik dacht aan een fighting robot competitie met feathers en raptors in twee arena’s en een power tool racing competitie op twee banen van 20 meter. Als er nog voorstellen zijn dat wil ik die graag in overweging nemen.

Ik zou een verhoging/podium bouwen met daarboven groot projectiescherm waarop de live beelden te zien zijn van de competitie die er op dat ogenblik loopt en via de geluidsinstalltie commentaar geven bij wat er te zien valt.

Financieel plaatje:
De huur van de event ruimte kost me 400 euro per dag en dus 800 euro.
Er moeten 3 bekers zijn voor de drie eerste plaatsen in elke competitie en die schat ik op 10 euro per stuk en dus 120 euro.
Er zal wat materiaal gehuurd moeten worden (Audio installatie, groot scherm projectie, kabels , tafels). Ik denk dat we nog eens 500 euro aan huurgelden hebben (en zou er flink naast kunnen zitten).
Er moet wat promotie betaald worden op social media en ik reserveer daarvoor 100 euro.

Voor de inkomsten reken ik op :
Inschrijvingsgelden van de deelnemers 20 Euro per machine en laat ons hopen 10 machines per wedstrijd en dus 3 X 10 X 20 = 600 euro. Het aantal deelnemers schat ik dan op 60 man (twee per machine)
Ticket verkoop aan 5 euro geldig zowel op Zaterdag als Zondag en ik durf hopen dat er in totaal 100 man betalend komt kijken dus 500 Euro.
Drankverbruik : Vier consumpties per toeschouwer en 10 consumpties per deelnemer. Dat is dan 100 X 4 + 60 X 10 = 1000 consumpties met 1 euro winst per consumptie is dat dan 900 euro.
We zullen voor eten zorgen op zaterdag avond voor iedereen die zich vooraf inschrijft voor het eten. Ik neem aan dat dat zo ongeveer alle deelnemers zijn en een handvol toeschouwers. Dus 60 man en dat we daar 10 euro op verdienen = 600 euro.

Om dat rond te krijgen heb ik bovenop de opbouw en afbraak van de arena en de wedstrijdleiding en dergelijke ook nog bemanning nodig voor : de toegangscontrole/ticketverkoop, drank en broodjesverkoop^. Broodjesproductie, Klaarmaken van het eten op zaterdag avond (spaghetti neem ik aan), opruimen. Ruwweg zou ik denken dat een betrouwbare set van 10 vrijwilligers nodig zal zijn.

Dus nu is de vraag… zij er hier mensen die nuttige input kunnen geven… kandidaten om het vrijwilligers team te vervoegen ?

Jan Huygh voor Atelier Vilvoorde
facebook: AtelierVilvoorde

User avatar
Jeroen
Posts: 2838
Joined: Sat Aug 16, 2003 7:09 pm

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby Jeroen » Wed Jul 05, 2017 2:01 pm

Een paar kanttekeningen : Ik zou zelf als deelnemer altijd mijn eigen drinken en eten meenemen :D, zeker omdat ik vrij veel drink als ik me inspan( 2 flessen water van 1.5 liter op een dag is niet ongewoon)

De huur voor de apparatuur kan nog wel eens hoger uitvallen, tenslotte heb je ook nog camera's nodig en iets van een regie/meng apparaat om de juiste beelden te presenteren. Al zou ik je er wel mee kunnen helpen om een deel van de kosten daarin te beperken.
Verder ( en dit schrijf ik als deelnemer, niet als voorzitter DRG) vind ik inschrijfgeld van 20 euro veel per robot. Dan verwacht ik ook dat alles tot in de puntjes geregeld is en ik me niet druk hoef te maken of bijvoorbeeld het op en afbouwen van de arena.

Ik zie geen kosten opgenomen voor een arena? Hoe had je dat gezien? Het zal minimaal 200 euro kosten om deze op zijn plek te krijgen, ook is de vloer aan vervanging toe..
What goes up must come down...

User avatar
A-men
Posts: 195
Joined: Tue Sep 30, 2003 10:35 pm
Location: Vilvoorde België

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby A-men » Wed Jul 05, 2017 4:11 pm

Bedankt voor de input.

Eigen drinken en eten: Er zijn er ook die juist om de organisatie te steunen en zo de kans te verhogen dat het er nog eens van komt juist extra veel consumeren. Ik ben er zelf zo eentje. En ik heb het ook al meegemaakt dat een inschrijvibgsgrld van 30 euro door de deelnemer werd afgerond naar 50 euro met de vermelding "om de clubkas te sponsoren".

Is 20 euro per team een getal dat minder deelnemers zal remmen of eerder 10 euro per robot. Bij de modelbouw speed wedstrijden is 10 euro gebruikelijk en daar heeft een organisator heel wat minder werk en kosten aan. De meesten varen met drie boten. Er zij er ook die met 6 boten varen.

Ok, ik begrijp dat de arena naar hier brengen geld gaat kosten. Dus voeg ik nog eens 300 euro kosten toe.

Video apparatuur huren gaat meer kosten:: Misschien dan toch maar beperken tot een goede geluidsinstallatie.

User avatar
maddox
Posts: 3387
Joined: Thu Aug 14, 2003 11:06 pm
Location: Vilvoorde
Contact:

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby maddox » Wed Jul 05, 2017 4:36 pm

Onze robots vergelijken met de racers is niet echt eerlijk.
Als alles goed gaat zijn de racers nog heel na een event.
Voor de robots is dat een heel ander verhaal.

Ook, als we een deftig deelnemersveld willen, zullen we internationaal moeten recruteren.
En dat wil zeggen dat deze internationalen (Duitsers/Engelsen)1 overnachting gaan doen in een Belgisch -peperduur- hotel in de buurt van Zaventem. Die gaan extra kosten zeker niet als positief ervaren.

Een optie die ik zie is sponsoring zoeken, net zoals fuiven dat doen.

Wat betreft clubkas spijzen door consumpties. Ik ben daar niet vies van, zeker niet omdat we een thuismatch spelen.
Beter nu creperen, dan in de wars repareren.

User avatar
A-men
Posts: 195
Joined: Tue Sep 30, 2003 10:35 pm
Location: Vilvoorde België

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby A-men » Wed Jul 05, 2017 5:44 pm

Ok sponsoring is niet mijn specialiteit maar ja ze zouden welkom zijn.

De powertool racers overleven inderdaad de wedstrijd. Maar ik had het over de bootjes en die sneuvelen aan een vergelijkbaar tempo als de robots. Maar ok ze kosten maar ongeveer 500 euro en een gesneuvelde boot zal wel nog een paar keer inrkaar gelijmd worden.

Back on topic..Wat kan een sponsor brengen voor onze boekhouding?

Geen vrijwilligers?

Het is niet de bedoeling om winst te maken

Jan

User avatar
maddox
Posts: 3387
Joined: Thu Aug 14, 2003 11:06 pm
Location: Vilvoorde
Contact:

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby maddox » Wed Aug 02, 2017 8:23 pm

Ondertussen hebben we hier nog geen enkele roboteer/team een zegje horen doen.

Is er wel animo voor een event dichtbij Brussel?
Beter nu creperen, dan in de wars repareren.

User avatar
Jeroen
Posts: 2838
Joined: Sat Aug 16, 2003 7:09 pm

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby Jeroen » Thu Aug 03, 2017 8:43 pm

krekels.. Al is het vakantie tijd en extreem rustig op het forum de laatste tijd
What goes up must come down...

User avatar
kalme nelis
Posts: 1429
Joined: Mon Jul 28, 2003 8:37 pm
Location: wormer
Contact:

Re: Grote Prijs Atelier Vilvoorde ?

Postby kalme nelis » Fri Aug 04, 2017 5:12 pm

Mijn pijlen zijn gericht op de beetles in september en daarna weer een FW in elkaar steken. Het is datum afhankelijk of ik hier wel of geen deelname aan wens te nemen.

Zodra er een datum en verdere info bekend is kan ik er pas wat concreets over zeggen. Interesse is er wel, dat zeker.


Return to “Live Evenementen”

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 8 guests